Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 70 de 18/5/1994

1. Disposiciones generales

Consejería de Cultura y Medio Ambiente

DECRETO 73/1994, de 29 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de Organización del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

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La Ley Orgánica 6/1981, de 30 de diciembre, de Estatuto de Autonomía para Andalucía, establece la competencia de la Comunidad Autónoma en materia de archivos, museos, bibliotecas y demás colecciones de naturaleza análoga.

Asimismo, según lo dispuesto en el artículo 17, apartado cuarto del Estatuto, corresponde a la Comunidad Autónoma la ejecución de la legislación del Estado en materia de museos, archivos, bibliotecas y otras colecciones de naturaleza análoga de titularidad estatal. Corresponde así al Consejo de Gobierno en esta materia, según dispone el artículo 41 apartado 4 del Estatuto, la Administración y la ejecución, así como, en su caso, la facultad de dictar reglamentos internos de organización de los servicios correspondientes.

Por Real Decreto 864/1984, de 29 de febrero se traspasaron las funciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma de Andalucía, que se asignaron a la Consejería de Cultura por Decreto 180/1984, de 19 de junio.

Asimismo, el Parlamento de Andalucía aprobó la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos como desarrollo del mandato estatutario sobre los Archivos y el Patrimonio Documental Andaluz que permitiera delimitar la identidad cuantitativa y cualitativa del mismo, así como garantizar su protección, unidad, defensa y accesibilidad.

Desestimado el recurso interpuesto por el Estado ante el Tribunal Constitucional contra dicha Ley, por Sentencia de 8 de junio de 1988, la Comunidad Autónoma Andaluza elaboró el Plan Andaluz de Archivos en el que se proponía iniciar el desarrollo de la Ley de Archivos y la completa aplicación de la misma, mediante la configuración de un régimen jurídico que permitiera poseer los medios normativos necesarios para una adecuada defensa y conservación del patrimonio documental y una ágil y segura gestión administrativa de los archivos.

Por otra parte, mediante el Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, se creó el Archivo General de Andalucía, órgano cuyas facultades de coordinación determinan su papel como cabecera del Sistema Andaluz de Archivos.

Tras la elaboración del Plan se produjo la promulgación de la Ley 1/1991, de

3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía, que vino a establecer el marco general por el que debía regirse la Comunidad en esta materia, introduciendo los planteamientos formulados por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y adaptándolos a las necesidades de la Comunidad Autónoma.

Dicha Ley modifica, parcialmente, la Ley 3/1984, de Archivos, incorporando los principios informadores y adaptándolos a la nueva realidad jurídica, reiterando el objetivo y las obligaciones de enriquecimiento, salvaguarda, tutela y difusión del patrimonio documental.

Completado el sistema con la Ley 1/1991, procede el desarrollo reglamentario de la Ley 3/1984, de Archivos, dando cumplimiento a lo ordenado en su Disposición final Primera que autorizaba al Consejo de Gobierno a dictar el Reglamento General de Archivos Andaluces,

En cuanto a éstos últimos, se establecen en el presente Decreto las bases normativas que permitan agilizar la gestión administrativa de los Archivos, para garantizar su mejor funcionamiento y para favorecer sus funciones de conservación, organización, descripción y difusión.

Los Archivos se contemplan como instituciones al servicio del Patrimonio que poseen un doble carácter: como centros de gestión documental y apoyo a la gestión administrativa y, por otro lado, como centros de difusión del Patrimonio Histórico, que deben regirse por los principios de economía y eficacia.

Por todo ello se dedica especial atención a la función del archivo como institución activa de la memoria de una sociedad, que sólo se puede desarrollar en un entorno físico adecuado, en un edificio fuertemente especializado y de características específicas, que debe servir como depósito de una información valiosa contenida en unos soportes materiales voluminosos, delicados y de naturaleza varia.

Al propio tiempo el Reglamento establece la organización y funcionamiento del Sistema Andaluz de Archivos, basado en el principio de coordinación entre los diferentes órganos encargados de su gestión.

Se ejerce, asimismo, la facultad de dictar Reglamentos internos de organización en materias sobre las que la Comunidad Autónoma tiene competencias de ejecución, reconocida por el artículo 41.4 del Estatuto de Autonomía y se desarrolla, al mismo tiempo, la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

En su virtud, una vez consultadas la Federación Andaluza de Municipios y Provincias y las asociaciones profesionales representativas, a propuesta del Consejero de Cultura y Medio Ambiente y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 29 de marzo de 1994,

DISPONGO:

ARTICULO UNICO.- Se aprueba el Reglamento de organización del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, cuyo texto se transcribe como Anexo.

DISPOSICION ADICIONAL PRIMERA.

La Consejería de Cultura y Medio Ambiente procederá a actualizar los datos del Censo Andaluz de Archivos, que deberá estar ultimado en el plazo de un año a contar desde la entrada en vigor de este Reglamento.

DISPOSICION ADICIONAL SEGUNDA.

La Dirección General de Organización Administrativa e Inspección de Servicios, en desarrollo de las previsiones contenidas en el Capítulo II del Reglamento que se aprueba por el presente Decreto, podrá aprobar las propuestas sobre normalización documental que le sean remitidas por los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías de la Junta de Andalucía y los cargos equivalentes de los Organismos Autónomos y Empresas de la misma, previo informe de la Dirección General de Bienes Culturales.

DISPOSICION ADICIONAL TERCERA.

La Dirección General de Bienes Culturales podrá dictar normas en materia de valoración y selección de fondos documentales, previo dictamen de la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, que actuará como Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

Las resoluciones de la citada Dirección General sobre esta materia serán publicadas en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

DISPOSICION ADICIONAL CUARTA.

Las personas ajenas a la Administración de la Junta de Andalucía que formen parte de los órganos colegiados regulados en este Reglamento, podrán ser indemnizadas por los gastos efectuados con motivo de su asistencia a las reuniones de dichos órganos, en concepto de dietas y gastos de desplazamientos, en los términos previstos en la Disposición Adicional Sexta del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, modificado por Decreto 190/1993, de 28 de diciembre.

DISPOSICION FINAL

1. La Consejería de Cultura y Medio Ambiente aprobará, en el plazo de un año desde la entrada en vigor del presente Decreto; Las Ordenes relativas a la normalización de los documentos necesarios para el funcionamiento de los Archivos, el control de los fondos documentales y las condiciones que deban reunir los edificios que los alberguen.

2. Se faculta al Consejero de Cultura y Medio Ambiente para el desarrollo y ejecución de lo establecido en el presente Decreto.

Sevilla, 29 de marzo de 1994

MANUEL CHAVES GONZALES

Presidente de la Junta de Andalucía

JUAN MANUEL SUAREZ JAPON

Consejero de Cultura y Medio Ambiente

ANEXO

REGLAMENTO DE ORGANIZACION DEL SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS Y DESARROLLO DE LA LEY 3/1984, DE 9 DE ENERO, DE ARCHIVOS.

TITULO PRELIMINAR. PRINCIPIOS GENERALES

Artículo 1.-

A los efectos de aplicación del presente Reglamento se estará a los conceptos de archivo, archivo de uso público, documento y Patrimonio Documental establecidos en la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos. Artículo 2.-

El presente Reglamento se aplicará a todos los Archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos.

A los fondos documentales y archivos no integrados en el Sistema Andaluz de Archivos les será de aplicación la normativa que sobre el Patrimonio Documental se establece en este Decreto, con excepción de los fondos de titularidad estatal de los Archivos estatales cuya gestión se encuentra transferida, que se regirán por las normas que les sean de aplicación. Artículo 3.-

1.- Los Archivos pertenecientes a la Junta de Andalucía dependerán a todos los efectos de las Entidades u organismos en que se encuadren administrativamente, que serán responsables del cumplimiento del presente Reglamento en orden a la custodia y conservación de la documentación, sin perjuicio de las funciones normativas, de planificación, coordinación, inspección y tutela del Patrimonio Histórico que corresponden a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

2.- Los Archivos Centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía se regirán por lo establecido en el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que se regula su funcionamiento y coordinación con el Archivo General de Andalucía.

3.- Las Diputaciones Provinciales y los Ayuntamientos organizarán sus archivos y fondos documentales de acuerdo con la normativa prevista en el presente Reglamento.

TITULO I.DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 4.-

El Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de centros integrada por órganos de la Administración Autónomica y por archivos públicos y privados, en los términos previstos en la Ley 3/1984 de 9 de enero, de Archivos y en el presente Reglamento.

Artículo 5.-

El Sistema Andaluz de Archivos tiene por finalidad integrar y coordinar el conjunto de medios materiales y humanos, asi como las actuaciones que se desarrollen en los Archivos que formen parte del mismo, atendiendo al mejor aprovechamiento de los recursos destinados a la protección, conservación, investigación y difusión del Patrimonio Documental.

Artículo 6.-

La Consejería de Cultura y Medio Ambiente promoverá la cooperación entre los órganos gestores de los distintos Archivos, con objeto de lograr condiciones similares de funcionamiento, tratamiento de los fondos documentales y servicio de atención al público.

Artículo 7.-

La coordinación de los órganos directivos de los Archivos cuya gestión corresponde a la Comunidad Autónoma de Andalucía atenderá al siguiente criterio funcional:

- El Archivo General de Andalucía coordinará técnicamente a los órganos gestores de los Archivos Históricos Provinciales y del Archivo de la Real Chancillería y a los Archivos Centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas Públicas de la Junta de Andalucía, así como aquellos de ámbito supraprovincial que se integren en el Sistema, cualquiera que sea su titularidad.

- Los órganos administrativos de la Junta de Andalucía que gestionan los Archivos Históricos Provinciales, coordinarán técnicamente a los Archivos y fondos documentales del ámbito provincial y local integrados en el Sistema. Artículo 8.-

La coordinación de los órganos gestores de los Archivos tendrá carácter científico y técnico, atendiéndose principalmente a las condiciones de gestión documental, selección, conservación y difusión de los fondos documentales de los Archivos, y persiguiendo en todo caso garantizar la seguridad del Patrimonio Documental, el respeto a la unidad de los fondos, la calidad científica y técnica de los instrumentos de control e información y una óptima prestación del servicio público.

CAPITULO II. ORGANIZACION.

Sección primera.- Estructura.

Artículo 9.-

Forman parte del Sistema Andaluz de Archivos:

a) Los Archivos de titularidad pública que se integren por el presente Decreto o por disposición normativa de igual rango.

b) Los Archivos de titularidad privada que se integren por Orden del Consejero de Cultura y Medio Ambiente, a solicitud del titular del Archivo. Artículo 10.-

El Sistema Andaluz de Archivos está constituido por los siguientes órganos y centros:

a. Organos:

La Consejería de Cultura y Medio Ambiente, por medio de la Dirección General de Bienes Culturales, a través de los siguientes órganos:

- El Coordinador General de Instituciones, Investigación y Difusión del Patrimonio Histórico.

- La Dirección del Archivo General de Andalucía.

- Los órganos directivos de los Archivos Históricos Provinciales y del Archivo de la Real Chancillería de Granada, de titularidad estatal, cuya gestión tiene atribuída la Comunidad Autónoma.

- La Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico.

- La Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de Archivos. b. Centros:

- El Archivo General de Andalucía.

- Los Archivos Centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía.

- Los Archivos de las Corporaciones Locales.

- Los restantes Archivos públicos que se integren en el Sistema.

- Los Archivos privados que reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de su presupuesto ordinario o disfruten de beneficios fiscales.

- Los restantes Archivos privados que se integren en el Sistema. Artículo 11.-

Los archivos privados que no reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de su presupuesto ordinario o no reciban beneficios fiscales, podrán integrarse en el Sistema Andaluz de Archivos previa solicitud a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente. Los titulares de los archivos que deseen integrarse en el Sistema lo solicitarán a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente incluyendo los siguientes extremos:

a) Acreditación sobre titularidad de los fondos y el edificio del archivo.

b) Descripción sucinta de los fondos.

c) Memoria técnica sobre el estado de conservación del edificio y medidas de seguridad.

d) Información sobre servicios al usuario que en el momento de la solicitud preste el archivo.

e) Dotación económica destinada al archivo, con indicación de las ayudas económicas que esté recibiendo.

Artículo 12.-

Si perjuicio de lo establecido en el artículo 11 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, los Archivos eclesiásicos podrán integrarse en el Sistema Andaluz de Archivos en el marco de lo establecido en el Acuerdo sobre la constitución, composición y funciones de la Comisión Mixta Junta de Andalucía - Obispos de la Iglesia Católica de Andalucía para el Patrimonio Cultural de 2 de abril de

1986.

Artículo 13.-

Los archivos integrados en el Sistema serán inscritos en el Registro General del Sistema Andaluz de Archivos, en el que se asentarán los datos referentes a domicilio, titularidad, inventario de los fondos, fecha de ingreso en el Sistema, características del edificio y servicios al usuario. Seccción segunda.- Organos.

Artículo 14.-

El Coordinador General de Instituciones, Investigación y Difusión del Patrimonio Histórico ejercerá las siguientes funciones con relación al Sistema Andaluz de Archivos:

a) Programar las actuaciones en materia de Archivos y Patrimonio Documental y proponer la asignación de recursos e inversiones, en función de los Planes Anuales de Actuación aprobados por el Director General de Bienes Culturales.

b) Proponer la aprobación de los presupuestos de los Archivos de titularidad de la Junta de Andalucía o gestionados por la misma.

c) Proponer la elaboración de disposiciones de carácter general en materia de Archivos y Patrimonio Documental.

d) Proponer la firma de Convenios con otras entidades públicas o privadas en materia de Archivos y Patrimonio Documental, así como realizar el seguimiento de su ejecución.

Artículo 15.-

El Archivo General de Andalucía, creado por el Decreto 323/1987, de 23 de Diciembre, como Servicio administrativo sin personalidad jurídica propia, dependiente de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente a través de la Dirección General de Bienes Culturales, actuará como cabecera del Sistema Andaluz de Archivos.

El Archivo General de Andalucía ejercerá, además de las funciones que tiene reglamentariamente atribuídas, las siguientes referidas a la coordinación del Sistema:

a) Proponer normas y directrices técnicas de aplicación a todos los Archivos integrantes del Sistema.

b) Proponer normas de descripción para el establecimiento de sistemas de información semejantes en todos los Archivos.

c) Informar los proyectos de construcciones e instalación de Archivos integrados en el Sistema, de acuerdo con las normas generales establecidas por la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

d) Participar y cooperar en el diseño de programas de gestión de documentos de los órganos de la Administración y en la normalización de los procedimientos administrativos, informando la propuestas de normalización documental que le sean remitidas por las distintas Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía.

e) Tramitar los expedientes de ingreso de Archivos en el Sistema Andaluz de Archivos.

f) Coordinar la elaboración y analizar los censos y estadísticas en materia de Archivos.

g) Elaborar los Planes Anuales de Actuación de los Archivos integrados en el Sistema.

h) Analizar las necesidades de los archivos integrados en el Sistema, para una mayor eficacia en su funcionamiento, realizando las propuestas oportunas a la Dirección General de Bienes Culturales.

i) Proponer la celebración de encuentros, reuniones y congresos encaminados a fomentar la formación permanente, la reflexión y el debate sobre temas de interés para los Archivos.

j) Proponer las prioridades a tener en cuenta en lo referente a la difusión, conocimiento y acceso a la información de los fondos documentales conservados en los archivos de uso público, proponer la edición de publicaciones y coordinar la acción científica de los Archivos dentro del marco del Plan Andaluz de Investigación.

k) Recabar de los órganos gestores de los Archivos Históricos Provinciales la realización de cuantas actuaciones sean necesarias para la efectiva coordinacion del Sistema.

l) Cualesquiera otras funciones le sean atribuidas.

Artículo 16.-

1.- Los órganos encargados de la gestión de los Archivos Históricos- Provinciales, con independencia de las atribuciones que tienen atribuidas, coordinarán los Archivos integrados en el Sistema en el ámbito de su respectiva provincia, desempeñando las siguientes funciones:

a) Coordinar y planificar las actuaciones en materia de Patrimonio Documental y Archivos.

b) Facilitar asesoramiento técnico a los archivos integrados en el Sistema.

c) Realizar el seguimiento y control de los planes y programas en materia de Patrimonio Documental y Archivos, aprobados por la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

d) Aplicar las normas y directrices técnicas que aseguren la eficacia de la red de centros de la provincia.

e) Informar los programas de subvenciones así como supervisar la aplicación de las mismas.

f) Cualesquiera otras funciones les sean atribuidas.

2. Los órganos gestores del Archivo de la Real Chancillería y de los Archivos Históricos Provinciales se integran orgánicamente en las Delegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente. Artículo 17.-

1.- La Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, constituida en el seno del Consejo Andaluz del Patrimonio Histórico, constituye el órgano consultivo de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente en la referida materia. Su composición y funciones son las reguladas por la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía, y las normas reglamentarias que la desarrollen.

2.- La Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico funcionará como Comisión calificadora de Documentos Administrativos cuando dictamine sobre propuestas de valoración y selección de fondos documentales. Artículo 18.-

1.- La Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de Archivos se constituye como Comisión Técnica encargada de integrar la acción de los distintos elementos de la red de centros.

2.- La Comisión de Coordinación se integrará en la Dirección General de Bienes Culturales de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente y estará presidida por el Director General de Bienes Culturales, formando parte de ella en calidad de vocales:

a) El Coordinador General de Instituciones, Investigación y Difusión del Patrimonio Histórico.

b) El Director del Archivo General de Andalucía.

c) El Director del Archivo de la Real Chancillería de Granada.

d) Tres Directores de los Archivos Históricos Provinciales, designados por el Consejero de Cultura y Medio Ambiente.

e) Tres directores de Archivos de la Administración Local designados por el Consejero de Cultura y Medio Ambiente, a propuesta de la Asociación de Municipios de Andalucía más representativa.

f) Dos directores de Archivos privados integrados en el Sistema Andaluz de Archivos, designados por el Consejero de Cultura y Medio Ambiente.

g) Un vocal de libre designación del Consejero de Cultura y Medio Ambiente. Actuará como Secretario de la Comisión, con voz pero sin voto, un funcionario designado por el Director General de Bienes Culturales.

3.- La Comisión de Coordinación desempeñará las siguientes funciones:

a) Contrastar las experiencias y actividades desarrolladas por los diferentes archivos integrantes del Sistema.

b) Proponer y coordinar mejoras relativas al funcionamiento del Sistema y al grado de comunicación existente entre los archivos integrantes del mismo.

c) Realizar propuestas de normalización de los procesos archivísticos.

d) Realizar propuestas tendentes a la consecución de una mayor homogeneidad en la prestación del servicio de los usuarios.

CAPITULO III. REGIMEN DE LOS ARCHIVOS INTEGRADOS EN EL SISTEMA Artículo 19.-

Los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos e inscritos en el referido Registro vendrán obligados al cumplimiento de lo siguiente:

a) Conservar y custodiar los fondos documentales, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo IV del Título II de este Reglamento.

b) Garantizar el libre acceso a los fondos a los usuarios que lo soliciten, en los términos contemplados en el Capítulo III del Título II.

c) Presentar a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente un programa de organización y funcionamiento.

En el supuesto de los archivos privados que se integren en el Sistema por recibir de los poderes públicos ayudas o subvenciones en cuantía superior a la mitad de su presupuesto ordinario o disfrutar de beneficios fiscales, se podrá condicionar la concesión de las referidas ayudas a la presentación del programa de organización y funcionamiento.

d) Elaborar una memoria, en el primer trimestre del año, comprensiva de la situación de los locales, la gestión documental, la difusión y las demás actividades realizadas durante el año anterior. Esta memoria se remitirá al Archivo General de Andalucía o al Archivo Histórico Provincial correspondiente, según las facultades de coordinación establecidas en el artículo 7 del presente Reglamento.

e) Remitir a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente los datos estadísticos sobre su funcionamiento y utilización.

f) Facilitar la inspección de los mismos por parte de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

g) Elaborar un plan de emergencia en el que se especifiquen las actuaciones, procedimientos y disposiciones previstas en caso de producirse un desastre natural o de origen humano.

Artículo 20.-

Los Archivos integrados en el Sistema gozarán de las siguientes beneficios:

a) El asesoramiento técnico y científico por parte de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

b) La concesión de ayudas, subvenciones o acceso a créditos diferidos que permitan el cumplimiento de las condiciones mínimas establecidas en su ingreso, y especialmente para la mejora de las instalaciones, confección de los inventarios generales de fondos, mantenimiento y equipamiento.

c) La inserción en la red de comunicación que el Sistema Andaluz de Archivos establezca.

d) La participación en los cursos específicos, reuniones y seminarios, que la Consejería de Cultura y Medio Ambiente organice para la mejor preparación de los archiveros.

e) A depositar los fondos documentales de su propiedad en el archivo del sistema que se determine, corriendo a cargo de éste los gastos de instalación, sostenimiento y redacción de los inventarios y catálogos, sin más contrapartidas por parte del titular o propietario que la de autorizar, en el momento de formalizar el depósito, que los fondos puedan ser consultados con fines de investigación histórica con las mismas condiciones y garantías que las de los Archivos de titularidad y competencia autónomica. Artículo 21.-

La integración de un Archivo en el Sistema Andaluz de Archivos producirá la inscripción o anotación preventiva del mismo en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz y la aplicación automática de los procedimientos y medidas de protección previstas en la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía.

TITULO II.DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS Y FONDOS DOCUMENTALES: GESTION DOCUMENTAL

CAPITULO I.DE LA SELECCION DOCUMENTAL

Artículo 22.-

Los criterios de selección recogidos en el presente Título serán de aplicación a todos los documentos cualquiera que sea su soporte, en virtud de lo establecido en el artículo 1.2 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Artículo 23.-

Con carácter previo a la transferencia se realizará una revisión de cada expediente en la que serán eliminados los documentos duplicados, las copias de disposiciones normativas, textos bibliográficos y planos, así como las reproducciones de fondos existentes en la biblioteca o archivo de la respectiva dependencia. No se eliminarán aquellas copias que contengan anotaciones originales de interés.

Artículo 24.-

El archivero responsable podrá proponer, al titular del Archivo, la eliminación de series documentales o fracciones de las mismas en los siguientes supuestos:

a) Cuando se consideren simples antecedentes de actos administrativos. En todo caso, las eliminaciones sólo podrán realizarse sobre documentación relativa a actos administrativos firmes.

b) Cuando por constar la información contenida en dicha documentación en otros archivos implique duplicación de la misma.

c) Cuando sean de carácter económico y sus datos consten en otros documentos, previo informe favorable de la Comisión Andaluza de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliográfico a la que se le habrá remitido informe del Interventor de Fondos.

Artículo 25.-

El Archivo General de Andalucía, oída la Comisión Técnica, podrá autorizar, previo informe favorable de la Comisión de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliográfico la eliminación de las series documentales que, sin estar comprendidas en los supuestos precedentes, se estimen carentes de interés a efectos de su conservación.

Artículo 26.-

La eliminación de cualquier serie documental irá precedida del levantamiento de la oportuna Acta en la que consten, debidamente reflejados, los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destrucción. El Acta será suscrita por el archivero responsable con la conformidad del titular del Archivo.

Artículo 27.-

De cada una de las series documentales que vayan a ser objeto de eliminación se conservarán, como muestra, al menos dos unidades documentales que se estimen más representativas de dichas series y cuyas características se especificarán en la referida Acta de Eliminación.

Una de estas unidades documentales será conservada en el Archivo que realiza la eliminación y otra será remitida, junto con la copia del Acta de Eliminación al Archivo General de Andalucía o al Archivo Histórico Provincial que le corresponda, en virtud de las facultades de coordinación a que se refiere el artículo 7 del presente Decreto.

Artículo 28.-

La eliminación de los documentos se realizará por métodos y técnicas que impidan la posterior consulta o utilización de la información en ellos contenida y que, en lo posible, permitan el aprovechamiento del material o de alguno de sus componentes.

Artículo 29.-

La información contenida en soportes informáticos no podrá ser eliminada sin las debidas precauciones. A tal efecto, el Director del centro de procesos de datos o responsable similar, de cada organismo o entidad, en coordinación con el Director del Archivo, establecerá las medidas para la conservación de las correspondientes bases de datos, evitando en su caso la duplicación de éstas. Artículo 30.-

Los funcionarios o empleados de los organismos públicos a que se refiere el artículo 3 vendrán obligados a la custodia de los documentos, sin que puedan ordenar su destrucción antes del proceso de transferencias previsto en los artículos 32 y siguientes de este Reglamento.

En el caso de destrucción de documentos sin la debida autorización se incoarán los expedientes disciplinarios que procedan en virtud de la normativa vigente en materia de Función Pública, con independencia de las acciones penales que pudieran deducirse.

CAPITULO II.DEL INGRESO DE FONDOS

Sección 1ª.Del ingreso de documentos en los archivos de uso público. Artículo 31.-

El ingreso de documentos en los archivos de uso público se producirá:

1º Por las transferencias regulares de fondos de los distintos organismos públicos definidos en el artículo 3.

2º Por compraventa de documentos por la Administración autónomica o local.

3º Por donación, herencia o legado aceptados por el Consejero de Cultura y Medio Ambiente, de conformidad con lo previsto en el artículo 91 de la Ley

1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía.

4º Por donación, herencia o legados aceptadas por la Administración local de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Bienes de las Corporaciones Locales.

5º Por la expropiación forzosa de documentos por razón de interés social que prevé el artículo 20 de la Ley 3/1984, de Archivos.

6º Por el depósito voluntario de documentos o por el forzoso que establece el artículo 41 de la Ley 3/1984, de Archivos, para los supuestos en que los documentos no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad.

7º Por el pago de todo tipo de deudas existentes con la Junta de Andalucía, mediante la adjudicación de bienes integrantes del Patrimonio Documental Andaluz, de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 81 de la Ley 4/1986, de 5 de mayo, de Patrimonio de la Comunidad Autónoma y en el artículo 90 de la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía.

8º Por cualesquiera otros hechos, actos o negocios jurídicos contemplados en el ordenamiento jurídico vigente.

Sección 2ª. De las transferencias.

Artículo 32.

1.- La documentación recibida o generada por los organismos públicos definidos en el artículo 3 será transferida, anualmente, a los archivos de ellos dependientes o al archivo que corresponda.

2.- El archivero responsable, con el visto bueno del titular de cada archivo, propondrá la transferencia de la documentación que carezca de vigencia administrativa y dispondrá las medidas necesarias para su paso al archivo correspondiente.

Artículo 33.-

Todo archivo receptor de documentos llevará, con los responsables de los organismos productores o generadores de documentación, un calendario de transferencias.

Artículo 34.-

Cuando alguno de los organismos públicos relacionados en el artículo 3 se extinguiera o integrara en otro, la documentación generada por dicho organismo, que no corresponda a las competencias asumidas por su sucesor, se transferirá al archivo correspondiente.

Sección 3ª De la adquisición de fondos documentales.

Artículo 35.-

La Junta de Andalucía favorecerá la compra de fondos documentales que formen parte del Patrimonio Histórico de Andalucía para su integración en los archivos de uso público pertenecientes al Sistema Andaluz de Archivos. Artículo 36.-

1.- Las ofertas de venta de fondos documentales serán presentadas a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente, quien las someterá a dictamen de la Comisión Andaluza de Archivos, Patrimonio Documental y Bibliográfico.

2.- El oferente deberá acompañar a la solicitud los justificantes necesarios que acrediten la titularidad y disponibilidad sobre los bienes. También se concretarán el precio ofrecido y, en su caso, las condiciones de la venta.

3.- Una vez estimada oportuna por la Consejería de Cultura y Medio Ambiente la adquisición de los fondos ofrecidos, se iniciará el expediente de adquisición directa, elaborando el informe técnico correspondiente que acredite que dicha adquisición responde al criterio de excepcionalidad de singularidad y limitación de mercado prevista en el artículo 163 en relación con el 156 del Reglamento de aplicación de la Ley de Patrimonio de la Comunidad Autónoma.

Con dichos informe se enviará el expediente a la Consejería de Economía y Hacienda para que, a la vista de la documentación y previo informe favorable de la Dirección General de Patrimonio y de la Intervención General, autorice la adquisición directa de los fondos documentales.

4.- En virtud de establecido en los artículos 78 de la Ley de Patrimonio y

163 de su Reglamento de aplicación, será competente para perfeccionar dicho contrato de adquisición la Consejería de Cultura y Medio Ambiente. Sección 4ª. De los depósitos.

Artículo 37.-

1.- Los titulares de fondos documentales interesados en constituir un depósito voluntario lo solicitarán a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente, acompañando un inventario de los documentos y expresando las condiciones en que hace el depósito sin que, en ningún caso, puedan aceptarse excepciones al régimen general de tratamiento, acceso y conservación que se establece en el presente Reglamento.

2.- Una vez aceptado el depósito la Consejería de Cultura y Medio Ambiente dispondrá en qué archivo se verificará el mismo, y se lo comunicará al interesado, llevándose a cabo la entrega, extendiéndose un Acta, que firmarán el archivero responsable y el depositante;en ella se expresarán las condiciones con que se verifica el depósito. Al interesado se le hará entrega de una copia de este acta y de un resguardo, cuya presentación será necesaria para retirar el depósito.

3.- Tendrán preferencia para el depósito los archivos de la provincia donde radiquen los fondos o aquellos propuestos por los interesados.

4.- En ningún caso se constituirán depósitos por plazo inferior a un año.

5.- Los depósitos voluntarios tendrán carácter de contrato administrativo especial y podrán elevarse a escritura pública a solicitud de cualquiera de las partes, que asumirá los costes que origine.

6.- En lo no dispuesto en este Reglamento se estará a lo establecido en la normativa general sobre depósito del Código Civil.

Artículo 38.-

1.- En los casos en que los fondos documentales no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad a que se refieren los artículos 15, 25 y 41 de la Ley 3/1984, de Archivos, o la deficiente instalación o las condiciones en que se guardan o su deterioro supongan un riesgo inminente para la conservación de los mismos, la Consejería de Cultura y Medio Ambiente ordenará la adopción de las medidas adecuadas de garantía e incluso el depósito necesario o forzoso en un archivo, dando preferencia, en su caso, a los existentes en la provincia respectiva, en tanto no desaparezcan las causas que originaron la medida.

2.- La Consejería de Cultura y Medio Ambiente exigirá, en su caso, al titular de los fondos objeto de depósito forzoso los gastos que el transporte, el seguro de transporte y la conservación de los documentos conlleven.

3.- Cuando las circunstancias lo justifiquen, podrá ordenarse el depósito forzoso en archivos de la Administración Local integrados en el Sistema Andaluz de Archivos, a petición de las Corporaciones Locales, bajo su propia responsabilidad y riesgo, previo informe favorable del Archivo General de Andalucía.

4.- Cuando se considere necesario proceder al depósito forzoso de fondos documentales se notificará a los titulares, mediante resolución motivada en la que se señalen las razones que justifican el depósito y se fije un plazo no inferior a diez días para que puedan alegar y presentar los documentos y justificaciones que estimen pertinentes.

Transcurrido dicho plazo y a la vista de las alegaciones recibidas, se formulará, en su caso, requerimiento señalando plazo para que los titulares pongan los fondos a disposición de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente y estableciendo las condiciones que han de regir el depósito.

5.- Para la realización del depósito se requerirá, cuando resulte necesario, la autorización de la autoridad judicial.

6.- El señalamiento del depósito forzoso se realizará sin perjuicio de la apertura del oportuno expediente sancionador y el ejercicio, en su caso, de la potestad expropiatoria.

7.- El depósito se mantendrá mientras persistan las causas que impliquen riesgo para la integridad y debida conservación de los fondos o, en el caso de los relacionados en los artículos 4 y 5 de la Ley de Archivos, impidan su consultabilidad.

CAPITULO III.ACCESO Y DIFUSION

Sección 1ª.Del acceso y consulta de documentos

Artículo 39.-

1.- Todo Archivo constituye un servicio de interés público, donde se desarrollan funciones de información y difusión del Patrimonio Documental y un centro de apoyo a las Administraciones Públicas.

2.- Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz, salvo las excepciones contenidas en las leyes y desarrolladas en el presente Reglamento.

3.- La libre consulta de los documentos custodiados en archivos de uso público podrá ser restringida por motivos de conservación del Patrimonio Documental o de defensa del derecho fundamental a la intimidad, el honor y la propia imagen.

Artículo 40.-

1.- La consulta pública de los documentos expresados en los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, podrá realizarse a partir de los 30 años de haber finalizado su trámite o vigencia administrativa. Dicho plazo podrá reducirse siempre que la información no implique riesgo para la seguridad pública o privada.

Solo podrá denegarse el acceso a dichos documentos cuando la información contenga datos que conlleven peligro para la defensa y seguridad del Estado, pueda afectar a los intereses vitales de Andalucía o a a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas.

2.- Los usuarios interesados en acceder a la documentación antes de finalizar el plazo establecido, presentarán solicitud razonada de la necesidad de la misma ante el Archivo donde se custodie la documentación deseada. El archivero responsable remitirá dicha solicitud, con su informe, al organismo productor o al que se hubiera subrogado en las competencias de aquel, quien tras valorar la solicitud y el informe remitidos, autorizará o no el acceso a los fondos en cuestión.

3.- Cuando la información afecte a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas, la consulta de documentos no podrá realizarse sin consentimiento expreso de los afectados o hasta que transcurran 25 años desde el fallecimiento de las personas afectadas o 50 años a partir de la fecha de los documentos.

Los usuarios interesados en acceder a dicha documentación, antes de finalizar el plazo previsto, procederán a elevar la oportuna solicitud en los términos establecidos en el párrafo segundo del apartado primero de este artículo. El archivero responsable remitirá dicha solicitud, con su informe, al afectado, quien, tras la valoración de la solicitud e informe remitidos, autorizará o no el acceso a los documentos interesados. Artículo 41.-

En los casos en que se produzca autorización expresa por los afectados o responsables de documentos excluidos de la consulta pública, el archivero responsable sólo pondrá a disposición del usuario los documentos identificados en la autorización y en los términos o condiciones en ella establecidos. En tales casos podrá el archivero responsable establecer un lugar reservado para la realización de la consulta y adoptará las precauciones necesarias para evitar que puedan acceder a los documentos otras personas distintas a las expresamente autorizadas.

Cuando en la autorización se incluya la entrega al solicitante de una reproducción de los documentos excluídos de la consulta pública, el archivero responsable, hará entrega personal al peticionario autorizado de las reproducciones en las condiciones establecidas en la autorización, procediendo a levantar la oportuna Acta de Entrega, que quedará reflejada en su correspondiente Libro.

Sección 2ª.De la salida de documentos

Artículo 42.-

1.- La salida temporal de los documentos a que se refieren los artículos 2 y

3 de la Ley de Archivos, conservados en Archivos de uso público, se hallen o no integrados en el Sistema Andaluz de Archivos, habrá de ser autorizada por la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

2.- La salida temporal de su sede de documentos conservados en Archivos de titularidad estatal existentes en Andalucía se regirá por lo dispuesto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

3.- La salida definitiva de un documento de los comprendidos en el número 1 de este artículo requerirá Orden de la Consejería de Cultura y Medio Ambiente.

4.- Los documentos que se señalen en los artículo 4, 5 y 6 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos podrán ser trasladados, dentro del territorio nacional, pero sus propietarios o poseedores habrán de comunicarlo, previamente, a la Consejería de Cultura y Medio Ambiente. Artículo 43.-

1.- Los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz, a que hace referencia el número 1 del artículo anterior, sólo podrán salir temporalmente de los archivos en los que se custodian por los motivos siguientes:

a) Préstamo para exposiciones.

b) Ser sometidos a labores de restauración y reprografía.

c) A petición de los organismos remitentes o de los Tribunales de Justicia.

2. De dichas salidas temporales se llevará un Registro, en el que se haga constar el número de asiento de salida temporal, la signatura, la fecha de salida, el organismo o exposición a que son llevados los fondos, la fecha de su reintegro al archivo y cuantas otras circunstancias se estimen convenientes reflejar.

Artículo 44.-

En el supuesto de que los documentos, cuya salida temporal se solicita, se encuentren en régimen de depósito, será necesaria la autorización del titular de los mismos, que podrá aportarse por el solicitante o ser recabada por el archivero responsable.

CAPITULO IV.DE LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

Sección 1ª De los edificios, locales e instalaciones de Archivos Artículo 45.-

1.- Los edificios y locales destinados a sede de los archivos y fondos documentales deberán cumplir las condiciones que garanticen la conservación y seguridad de los documentos en ellos depositados.

2.- Los edificios o locales no podrán albergar otras instalaciones o servicios permanentes y continuados, actividades, organismos o instituciones ajenos a sus fines, con la sola excepción de aquellas áreas que esten previstas para acoger actividades culturales compatibles con la naturaleza del Archivo.

Artículo 46.-

1.- Los titulares de archivos integrados en el Sistema Andaluz adaptarán sus instalaciones, mobiliario y enseres a la normativa técnica que establezca la Consejería de Cultura y Medio Ambiente mediante Orden.

2.- El incumplimiento de esta normativa podrá determinar el establecimiento del depósito forzoso previsto en los artículos 15.3 y 41 de la Ley 3/1984, de

9 de enero, de Archivos, así como el 36.3 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

Sección 2ª.De la prevención del deterioro de los documentos en archivos y fondos documentales y su restauración

Artículo 47.-

Los documentos de los archivos y fondos documentales deberán acondicionarse en las unidades de instalación que se determinen en la Orden que, a tal efecto, dicte la Consejería de Cultura y Medio Ambiente. Artículo 48.-

1.- En los archivos y colecciones de fondos documentales se llevará un control sistemático y periódico de sus condiciones ambientales, instalaciones y estado físico de los fondos. La Consejería de Cultura y Medio Ambiente aprobará mediante Orden la normativa técnica relativa a los procedimientos de control y manipulación de fondos.

2.- Cuando se observe la existencia de condiciones graves de contaminación o deterioro o se presenten situaciones de emergencia o de peligro inmediato para los locales o los fondos documentales, se dará cuenta inmediata de dichas circunstancias a los responsables del Sistema Andaluz de Archivos. Artículo 49.-

Los documentos de nuevo ingreso deberán ser sometidos a examen sobre la existencia en ellos de elementos contaminantes, con el fin de evitar la propagación de factores nocivos al resto de los fondos. TITULO III.DEL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS

Artículo 50.-

1.- Al frente de cada archivo integrado en el Sistema Andaluz de Archivos deberá haber un archivero, que tendrá la cualificación suficiente en materia archivística.

2.- Al archivero responsable de la dirección del Archivo corresponderá dirigir y coordinar los trabajos destinados al tratamiento administrativo y técnico de los fondos documentales, que permitan desarrollar las funciones de conservación, selección, ingreso, organización, descripción y servicio de los documentos.

3.- Como apoyo a las funciones del archivero responsable existirá, en la medida que las disponibilidades presupuestarias lo permitan, personal técnico, administrativo, auxiliar y subalterno suficiente, que garantice las funciones del Archivo.

Artículo 51.-

Todo el personal que desempeña funciones en Archivos velará por el cumplimiento del ordenamiento legal vigente sobre honor, intimidad y propia imagen de las personas, así como el relativo a secretos oficiales y materias reservadas.

Artículo 52.-

1.- Para el adecuado funcionamiento de los Archivos de uso público, las funciones y servicios de los mismos se integrarán en las siguientes áreas básicas:

a) Area de conservación e investigación.

b) Area de gestión documental.

2.- El área de conservación e investigación desarrollará las funciones de elaboración de instrumentos de información y control científico, preservación y restauración de los documentos y seguimiento de la acción cultural y servicio a los usuarios.

3.- El área de gestión documental coordinará los ingresos, la selección y la organización de los documentos, así como la elaboración de los instrumentos de control.

REGLAMENTO DE ORGANIZACION DEL SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS Y DE DESARROLLO DE LA LEY 3/1984, DE 9 DE ENERO, DE ARCHIVOS

Título Preliminar. Principio generales.

Título I.Del sistema Andaluz de Archivos.

Capítulo I.Disposiciones Generales

Sección 1ª: Estructura

Sección 2ª: Organos.

Capítulo III. Régimen de los Archivos integrados en el Sistema. Título II.Del funcionamiento de los Archivos y fondos documentales: Gestión documental

Capítulo I.De la selección documental.

Capítulo II.Del ingreso de fondos.

Sección 1ª.Del ingreso de los documentos en los Archivos de uso público. Sección 2ª.De las transferencias.

Sección 3ª.De la adquisición de fondos documentales.

Sección 4ª.De los depósitos.

Capítulo III.Acceso y difusión.

Sección 1ª.Del acceso y consulta de documentos.

Sección 2ª.De la salida de documentos.

Capítulo IV.De la conservación de los documentos.

Sección 1ª.De los edificios, locales e instalaciones de Archivos. Sección 2ª.De la prevención del deterioro de los documentos en archivos y fondos documentales y su restauración.

Título III.Del personal de los Archivos.

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