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Asumido por el pueblo andaluz el Escudo de Andalucía como símbolo de la autonomía y de sus históricas aspiraciones, y,. reguladas las especificaciones técnicas de los colores del mismo, de su inserción en la Bandera y de su reproducción simplificada, viene siendo utilizado el Escudo con la máxima divulgación y popularidad en múltiples manifestaciones, lo que constituye, en ocasiones, o que aparezcan variantes o interpretaciones que se alejan del modelo original establecido en el Artº 2 de la Ley 3/1982, o que se emplee en circunstancias o condiciones que suponen menoscabo a la alta significación que como insignia de Andalucía merece, por lo que resulta necesario y ordenar, conforme a la vigente normativa legal, estatal y autonómica, la correcta utilización del Escudo oficial, de sus reproducciones, reducciones o ampliaciones, y cualquier otro elemento gráfico, que identifique a la Junta de Andalucía y a sus organismos ante los ciudadanos.
Igualmente, se considera conveniente ordenar, unificar y normalizar los documentos, sellos, impresos, cédulas, etc., que se utilizan habitualmente en la actuación administrativa de la Junta de Andalucía y sus organismos, no sólo para alcanzar así una mayor eficacia, sino también, mediante la uniformidad de los elementos externos o formales, evitar cualquier confusión o equívoco en los ciudadanos en esta inicial fase de la Administración Autónoma de Andalucía, en la que ésta coexiste y, en algunos casos, coincide las competencias, con otras instancias de la Administración Pública.
En consecuencia, y en virtud de las facultades que me están conferidas,
D I S P O N G O :
1º. Por las distintas unidades administrativas que integran la Junta de Andalucía se observarán, en su actuación administrativa, las normas e instrucciones que figuran como Anexo a esta Orden.
2º. Las Consejerías adoptarán estas normas a sus propias necesidades y, a través de sus Secretarios Generales Técnicas, los recogerán en unas instrucciones, las difundirán y velarán por su cumplimiento.
3º. Para lograr la identificación unitaria de la Junta de Andalucía y de sus organismos se aprueba el Manual de Aplicación de Diseño Gráfico, distribuido a todas las Consejerías, para su debida observancia.
DISPOSICION FINAL
La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
Sevilla, 17 de febrero de 1984
AMPARO RUBIALES TORREJON
Consejero de la Presidencia
ANEXO
1. NORMALIZACION
1.1. EL ESCUDO
1.1.1. El Escudo de Andalucía, cuyo modelo oficial queda establecido en el Art.º 2º de la Ley 3/1982, debe figurar obligatoriamente en todos los documentos, impresos, sellos y membretes de uso oficial, así como en las publicaciones oficiales de la Junta de Andalucía.
1.1.2. En los casos en que sea obligatoria la inclusión del Escudo de Andalucía, y cuando una Consejería, órgano u organismo de la Junta de Andalucía utilice, además, un símbolo, signo, figura, logotipo, emblema, anagrama, etc., como distintivo propio o de su actividad, deberá insertarse éste sin menoscabo, disminución y mengua del Escudo de Andalucía.
1.1.3. En los documentos, impresos, membretes, etc., de carácter oficial, en los que es obligatorio insertar el Escudo de Andalucía, cu cualquier leyenda, siglas, divisas, título, etc., que se impriman, estampe y señale con referencia e identificación del órgano y organismo actuante, deberá situarse bajo el Escudo de Andalucía, con la posible excepción de los sellos redondos u ovalados, en los que la leyenda, epígrafe, siglas, etc., puede ir rodeando el Escudo.
1.1.4. En los casos en los que, junto al Escudo de Andalucía, se incluyan epígrafes, títulos, leyendas, divisas, etc., como referencia e identificación del órgano u organismo actuante, deberá insertarse por encima de ésta e inmediatamente debajo del Escudo la Leyenda o Título "Junta de Andalucía", con relevancia superior, por tamaño o tipo de letras, de cualquier otra leyenda incluida.
1.1.5. En los casos de utilizar colores en el Escudo de Andalucía deberá tenerse siempre en cuenta lo dispuesto en el Decreto 212/83, sobre las especificaciones técnicas de los colores de los distintos elementos que componen el Escudo de Andalucía.
1.1.6. Los documentos, impresos, sellos, etc., de carácter oficial que no reúnan los requisitos indicados, serán sustituidos en el plazo de seis meses.
1.2. REPRODUCCION SIMPLIFICADA DEL ESCUDO.
1.2.1. La reproducción simplificada del Escudo oficial se realizará de acuerdo con el modelo regulado en el Decreto 211/83 de 19 de octubre, o con cualquier otro que se apruebe por Decreto del Consejo de Gobierno, según lo previsto en la Disposición Adicional de la Ley 3/82.
1.2.2. La reproducción simplificada del Escudo cuyo modelo oficial se establece mediante Decreto 211/83, debe utilizarse en los avisos, carteles, anuncios, folletos, etc., que no tengan la obligación de insertar el Escudo.
2. NORMALIZACION DE ESCRITOS Y DOCUMENTOS.
2.1. FORMATO DE MATERIAL DE OFICINA NO INVENTARIABLE.
2.1.1. Papel de inexcusable cumplimiento las series:
A3 - 297 X 420 mm.
A4 - 210 x 297 mm.
A5 - 148 x 210 mm.
A6 - 105 x 148 mm.
A7 - 74 x 105 mm.
2.1.2. Sobres: Los formatos serán con arreglo al tamaño del papel que hayan de contener, según lo establecido en la norma UNE 1015. Para los sobres con ventana se aplicará la norma UNE 1017, modelo C6, de 114 x 162 mm. y el de
110 x 220 mm.
2.1.3. Fichas: Se declaran obligatorios los formatos de la norma UNE 1011, A3
- A5 - A6 y A7, pudiendo utilizarse también el de dimensiones 75 x 125 mm. y el 190 x 85 mm.
2.1.4. No adquirir papel de medidas distintas a las enumeradas con el fin de evitar la utilización de formatos distintos a los establecidos que entorpecen la manipulación de expedientes, y a su vez requieren la utilización de archivadores o ficheros no normalizados, cuyo uso debe ir limitándose al mínimo.
3. ORDENACION DE LA ACTUACION ADMINISTRATIVA.
3.1. Los membretes de escritos o documentos de carácter oficial de la Junta, deberán ser estampados en la parte superior izquierda del papel de escribir, y mediante los mismos se identificará el órgano que emite el documento y no a la persona, evitándose la profusión de títulos de identificación del órgano del que proceda y emane el documento. Nunca figurará preimpreso en un documento, formulario o impreso administrativo de cualquier tipo, incluso cartas oficiales, el nombre y apellidos del titular del órgano.
3.2. En todas las resoluciones administrativas deberán consignarse, al menos los siguientes extremos:
Nombre, apellidos, firma y rúbrica del titular del órgano del que emana el pacto y resolución.
Antefirma, con expresión del cargo que ostenta el que suscribe el documento.
Sucinta referencia, cuando proceda, a la disposición y acto en que se fundamenta el ejercicio de facultades delegadas o desconcentradas.
3.3. En los escritos oficiales que se cursen entre los distintos órganos y entidades, deberán consignarse, al menos los siguientes datos:
Denominación del Centro Directivo, Organismo, Servicio, etc., remitente del escrito. Cuando éste se produzca en una unidad administrativa, debe configurarse la denominación de ésta, junto con la del Centro Directivo, Organismo o Servicio del que dependa.
Asunto y referencia del escrito que haya motivado el que se curse en su caso.
En orden al destinatario se consignará la denominación de la Autoridad que debe resolver el asunto o tener conocimiento del mismo y mención concreta de la Unidad Administrativa a la que corresponde la tramitación administrativa y deba recibir a tal fin el escrito.
Localidad, fecha, antefirma y firma de la Autoridad, Jefe de la Unidad Administrativa que autoriza el escrito. En los casos de delegación de firma se hará constar en la forma reglamentaria.
Además del preceptivo sello de salida, todo escrito o comunicación oficial llevará el sello de la dependencia que lo cursa.
3.4. Siempre que se haga expresa referencia a algún órgano concreto de la Administración Pública, (Estatal, Institucional, Autonómica, Provincial o Local), debe ponerse gran cuidado en escribir su denominación correctamente. Al hacer referencia a cualquier disposición legal, debe mencionarse el Boletín Oficial en que fue objeto de publicación.
3.5. Recomendaciones sobre redacción y estilo administrativo: La redacción de las comunicaciones deberá ser concisa y de fácil comprensión el texto. La sencillez ha de ser norma general, evitándose las expresiones ampulosas, y recomendándose utilizar la 1ª persona en lugar de la 3ª, así como las formas personales del verbo con preferencia a las impersonales, especialmente lo que hace referencia al gerundio.
Las fórmulas de salutación y despedida, tales como "S.S.", "q.e.s.m.", "Atte. le saludo", "Dios guarde a ... muchos años", etc..., quedará suprimidos en los escritos oficiales.
3.5.1. Se debe utilizar para cada asunto una comunicación oficial distinta.
3.5.2. Deben constar abreviadamente en todo escrito los nombres de su autor y de quien la mecanografió; para ello, basta con indicar en la esquina superior izquierda del documento las iniciales de ambos, separados por una barra. Así por ejemplo, en una comunicación dictada por Juan Sánchez a Carmen Martínez, debe escribirse en el lugar indicado "JS/CM".
3.5.3. Se deberá utilizar, por razón de claridad y estética, segundas hojas en los escritos en lugar de mecanografiar las dos caras de un mismo documento, para indicar que el escrito continúa en otra hoja, se escribirán en el ángulo inferior derecho dos puntos separados por un trazo oblícuo. Así ./.
Las segundas hojas llevarán, en el ángulo superior derecho la expresión "Nº ...". En el ángulo superior izquierdo no llevarán membrete oficial, el cual sólo figurará en las hojas primeras.
3.5.4. La foliación o numeración de hojas de un documento se practicará en el ángulo superior derecho de cada página. Pero si se tratara de diligencias, informes, etc., que deban unirse a otros documentos o actuaciones, se colocará el número cerca del centro de la parte superior del papel para que no estorbe o confunda la foliación definitiva.
3.6. Copias.
3.6.1. De cada escrito se hará, en todo caso, copia para archivo, siendo rechazable la costumbre de sustituir copia por fotocopia.
3.6.2. Las copias de los escritos originales, se diferenciarán en calidad procurando que la palabra "copia" figure impresa de forma transversal para su fácil distinción. Se sugiere, en las copias la utilización de papel de color a fin de facilitar la selección e identificación de los documentos, se debe evitar, en todo caso, los colores vivos recomendándose, a tal fin, tres colores, blanco, verde claro y rosado.
3.6.3. Es recomendable salvo que haya razones en contrario, mencionar al pie del escrito, o en su margen el nombre de todas las personas a quienes se manden copias detrás de la abreviatura "c.c." (con copia), para que el destinatario y el remitente sepan las personas que conocen del documento.
4. MANUAL DE APLICACION DE DISEÑO GRAFICO.
El manual de aplicación de Diseño Gráfico, distribuido a todas las Consejerías, se aplicará en cualquier trabajo gráfico, de publicidad o de comunicación que se realice por profesionales de las Artes Gráficas o por servicios propios de la Administración Autónoma de Andalucía.
5. CONCLUSIONES.
Se recomienda a las Consejerías que a través de los Secretarios Generales Técnicos, recojan en una Instrucción todas las indicaciones sugeridas, que en síntesis, se refieren a:
La utilización normalizada del Escudo de Andalucía en todos los documentos, sellos, impresos y membretes de carácter oficial.
Estricta observancia de la utilización normalizada de material de oficina no inventariable (papel, sobres, fichas, etc...).
Utilización de mobiliario de despachos normalizados.
Supresión del anonimato en los escritos administrativos.
Utilizar para las copias distinta calidad de papel que para el original, limitando el uso de fotocopiadoras.
Recomendaciones sobre estilo administrativo y composición mecanográfica.
Sevilla, 17 de febrero de 1984
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