La nueva norma entró en vigor el día 6 de diciembre de 2011.

Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (pdf 581 Kb, en nueva ventana) 

Esta nueva Ley sustituye a la vigente desde 1984 y ha sido elaborada con la participación de las distintas administraciones, universidades, archivos privados y asociaciones profesionales, amplía las posibilidades de acceso ciudadano a los documentos, incorpora nuevas formas de tramitación administrativa adaptadas a las últimas tecnologías e incrementa los niveles de protección y racionalización.

La ley se aplicará en todos los archivos que conforman el Sistema Archivístico de Andalucía, integrado actualmente por 961 públicos y seis privados, e implica la creación de nuevos archivos, vinculados unos a la aparición de nuevos entes instrumentales y otros a la creación de los Archivos Provinciales Intermedios, centros que permitirán en su día ingresar los documentos producidos por la administración periférica de la Junta y aliviar la saturada situación de los Archivos Históricos Provinciales.

Nuevo concepto de patrimonio documental

Entre sus novedades más destacadas, la norma establece un nuevo concepto de Patrimonio Documental Andaluz, que queda definido como el conjunto de todos aquellos documentos que, en razón no sólo de su origen y antigüedad sino también de sus valores culturales, poseen un interés para la comunidad autónoma. Con el fin de asegurar el control y difusión de los mismos, se dispone la posibilidad de su inscripción en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz (CGPHA), donde con la entrada en vigor de la Ley quedan integrados directamente todos los fondos que se custodian en el Archivo General de Andalucía y en el del Patronato de la Alhambra y Generalife.

El texto dispone también la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía, en el que se identificarán aquellos documentos privados de interés para la comunidad autónoma, independientemente de su antigüedad.

Las obligaciones de los titulares de documentos y archivos constitutivos del Patrimonio Documental quedan reguladas de una forma más precisa. Entre otras medidas, se introduce el deber general de proporcionar cualquier información que sea requerida por la Junta y la obligación de comunicar operaciones de transmisión onerosa, que están sometidas al derecho de tanteo y retracto por parte de la Administración. Para los propietarios privados de documentos constitutivos del patrimonio, en función de su nivel de protección se fijan de forma gradual obligaciones y deberes, que van desde facilitar las inspecciones de la Consejería de Cultura a garantizar la conservación y custodia.

Queda igualmente establecido el requerimiento de la autorización de la Junta para el traslado de los documentos de titularidad privada que se encuentren inscritos en el CGPHA, incluidos los de carácter temporal, así como el depósito y la expropiación forzosas de aquellos bienes que no tengan garantizadas sus condiciones de conservación, seguridad o acceso.

Gestión integral

Otra de las novedades recogidas en la Ley es la reestructuración del Sistema Archivístico de Andalucía y, especialmente, cabe destacar las disposiciones dirigidas al establecimiento de un modelo común e integral de gestión de los documentos públicos que se aplicará a lo largo de toda la vida de los mismos, desde el momento en que se originan hasta que se decide sobre su conservación permanente o eliminación total, de tal forma que se garantiza la conexión entre los archivos y los centros productores.

Con este objetivo, en el ámbito de la Administración autonómica se implantará el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía como herramienta para la gestión integrada de todos los documentos de su competencia.

Asimismo, se crean los denominados archivos intermedios, que reunirán documentos de la Administración periférica de la Junta hasta su ingreso definitivo en el Archivo General de Andalucía o en los provinciales, y se regulan las normas de ejecución y custodia de los documentos electrónicos que genera o recibe la Junta. Para este material digital la ley crea un registro específico.

Derecho a la información

Respecto a la regulación del acceso, el proyecto amplía y facilita el derecho a la información de los documentos públicos al adoptar como norma la posibilidad general de consulta, siempre y cuando se trate de expedientes de procedimientos terminados y con las excepciones de la protección de los intereses establecidos constitucionalmente (seguridad y defensa del Estado, etc.). Este principio se viene aplicando de hecho en Andalucía, aunque no estaba recogido en la anterior ley de 1984, que consideraba excepcional la consulta de documentos de menos de 30 años.

En el caso de los fondos de titularidad privada, el acceso se limita específicamente a los inscritos en el CGPHA y a aquellos que estén custodiados en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía.

Más información en la página del Consejo Internacional de Archivos (ICA): 

http://www.ica.org/12062/news-events/a-new-andalucian-law-for-records-and-archives.html