La Junta de Andalucía, a través de la Consejería de Cultura, ha cedido a la Universidad de Jaén el Sistema de Información @rchivA, para su implantación y utilización en el ámbito de esa institución universitaria.

La Junta de Andalucía ha desarrollado el Sistema de Información @rchivA, para la gestión integral de los documentos y archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía, mediante el uso de las tecnologías de la información y la comunicación. La implantación y uso de este sistema se reguló mediante Orden de 20 de febrero de 2007. La Consejería de Cultura es la encargada de su dirección y de la coordinación de su implantación en el ámbito del Sistema Andaluz de Archivos.

Este sistema de información abarca todo el proceso relacionado con la vida de los documentos hasta que son eliminados o conservados siguiendo su ciclo vital y normas establecidas, con independencia de cual sea su soporte, contando entre sus funcionalidades con la gestión de ingresos y salidas de documentos, la descripción y consulta de éstos, la prestación de servicios, y explotación de estadísticas e informes.

Este planteamiento es innovador y pionero en el territorio español por cuanto su ámbito de aplicación es la totalidad de la administración autonómica de una Comunidad Autónoma pluriprovincial como es Andalucía, abarca el ciclo completo de la gestión archivística, e incorpora a los centros de Archivos, tanto Centrales, Intermedios como Históricos, las nuevas estrategias europeas, nacionales y autonómicas de modernización de la Administración Pública bajo los parámetros de un servicio público de calidad.

El Sistema de Información @rchivA no sólo ha hecho posible que se unifique toda la gestión de los archivos y se agilicen los trámites en beneficio de los ciudadanos, sino que permite el control de todos los documentos en su fase de Archivo, pudiendo ser conectados con todos los sistemas de tramitación electrónica que tiene y puede implantar la Junta de Andalucía. Se trata de un sistema único que hace un seguimiento integral de la vida de los documentos.

Este convenio de colaboración tiene una vigencia de cinco años y en él la Junta de Andalucía le cede a la Universidad Giennense sin cargo alguno el código fuente del Sistema de Información @rchivA, así como la posibilidad de hacer uso de él en el ámbito de ese organismo, en el ejercicio de sus competencias en materia de archivos y patrimonio documental. Por su parte, la citada institución universitaria se compromete a proporcionar, a coste cero, el código fuente de las modificaciones introducidas en el software de @rchivA, así como a no facilitar el programa a terceros sin el consentimiento previo de esta Consejería.

La cooperación con otras organizaciones y administraciones va a favorecer una optimización en la gestión del gasto público y una mejora de los servicios a la sociedad.

En definitiva, @rchivA constituye la herramienta básica y horizontal para la gestión informatizada de todo los tipos de archivos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Su implantación está permitiendo que el patrimonio documental andaluz pueda beneficiarse de las ventajas que nos proporcionan las nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC´s), modernizando la gestión documental a lo largo del ciclo vital de los documentos, contribuyendo a facilitar el derecho de acceso a los documentos de los ciudadanos, así como la difusión de este patrimonio. Compartir este desarrollo con otras Administraciones contribuye a la eficacia y eficiencia de la gestión del gasto en las Administraciones Públicas en beneficio de toda la ciudadanía.