El proyecto normativo, refuerza la tutela sobre todos los documentos de interés para la comunidad e incrementa la protección y accesibilidad al patrimonio documental andaluz

Esta norma, que sustituirá a la vigente desde 1984, ampliará las posibilidades de acceso ciudadano a los documentos, incorporará nuevas formas de tramitación administrativa adaptadas a las nuevas tecnologías e incrementará los niveles de protección y racionalización. La futura ley se aplicará a los documentos de titularidad pública, al Patrimonio Documental de Andalucía (fondos de interés para la comunidad autónoma) y a los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía.

El consejero de Cultura, Paulino Plata, ha recordado que la norma responde a una nueva realidad, que hacía necesario "modernizar este servicio público" y adaptarlo a los actuales avances tecnológicos. En este sentido, hay que destacar que la Junta ha pasado de contar con 203 cajas con documentos del periodo preautonómico a disponer de más de medio millón en estos momentos, una evolución que pone de relieve los cambios registrados en estas últimas décadas. A juicio de Plata, se trata de una Ley "muy participada", que atiende a una "demanda social" y contribuirá a la modernización de la Administración y a crear ahorro, además de incorporar mecanismos que incrementen la transparencia en el acceso de los ciudadanos a la información.

Entre sus novedades más destacadas, el proyecto establece un nuevo concepto de Patrimonio Documental Andaluz, que queda definido como el conjunto de todos aquellos documentos que, en razón no sólo de su origen y antigüedad sino también de sus valores culturales, poseen un interés para la comunidad autónoma. Con el fin de asegurar el control y difusión de los mismos, se dispone la posibilidad de su inscripción en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz (CGPHA), donde tras la entrada en vigor de la ley, quedarán integrados directamente todos los fondos de conservación permanente que se custodian en el Archivo General de Andalucía y en el del Patronato de la Alhambra y el Generalife. El texto dispone también la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía, en el que se identificarán aquellos documentos privados de interés para la comunidad autónoma, independientemente de su antigüedad.
Las obligaciones de los titulares de archivos y fondos constitutivos del Patrimonio Documental se regulan de una forma más precisa. Entre otras medidas, el proyecto introduce el deber de proporcionar cualquier información que sea requerida por la Junta y la obligación de comunicar operaciones de transmisión onerosa, que quedarán sometidas al derecho de tanteo y retracto por parte de la Administración. Para los propietarios privados de documentos constitutivos del patrimonio, en función de su nivel de protección se fijan requisitos que van desde facilitar las inspecciones de la Consejería de Cultura a garantizar la conservación y custodia organizada.
Queda igualmente recogido el requerimiento de la autorización de la Junta para el traslado de los documentos de titularidad privada que se encuentran inscritos en el CGPHA, incluidos los de carácter temporal, así como el depósito y la expropiación forzosas de aquellos bienes que no tengan garantizadas sus condiciones de conservación, seguridad o acceso.

Gestión integral
Otra de las novedades recogidas en el proyecto de Ley es la reestructuración del Sistema Archivístico de Andalucía, especialmente dirigida al establecimiento de un modelo común e integral de gestión de los documentos que se aplicará a lo largo de toda la vida de los mismos, desde el momento en que se originan hasta que se decide sobre su conservación permanente o eliminación total, de tal forma que se garantiza la conexión entre los archivos y los centros productores.
Con este objetivo, en el ámbito de la Administración autonómica se implantará el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía como herramienta para la gestión integrada de todo el material documental de su competencia.
 

Asimismo, se crean los denominados archivos intermedios, que reunirán documentos de la Administración periférica de la Junta hasta su ingreso definitivo en el Archivo General de Andalucía o en los provinciales, y se regulan las normas de ejecución y custodia de los documentos electrónicos que genera o recibe la Junta. Para este material digital el proyecto de Ley crea un registro específico.
 

Respecto a la regulación del acceso, el proyecto amplía y facilita el derecho a la información de los documentos públicos al adoptar como norma la posibilidad general de consulta, siempre y cuando se trate de expedientes de procedimientos terminados y con las excepciones de la protección de los intereses establecidos constitucionalmente (seguridad y defensa del Estado, etc.). Este principio se viene aplicando de hecho en Andalucía, aunque no estaba recogido en la anterior ley de 1984, que consideraba excepcional la consulta de documentos de menos de 30 años. En el caso de los fondos de titularidad privada, el acceso se limita específicamente a los inscritos en el CGPHA y a aquellos que tienen consideración de patrimonio documental y se custodian en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía. Así, en palabras de Paulino Plata, la Ley regula las condiciones de acceso de los ciudadanos a los documentos y se ofrecen "más garantías a lo público, desde el respeto a lo privado".Como prueba de los accesos a estos recursos, el consejero ha señalado que, tan sólo los archivos correspondientes a la Consejería de Cultura, registraron durante 2010 más de 67.000 accesos, con un incremento de un 56% respecto a 2006. Del mismo modo, ha indicado que las consultas a los archivos históricos crecieron el año pasado un 11% frente a 2009.

Finalmente, el proyecto de Ley sistematiza el régimen sancionador y actualiza la cuantía de las multas de forma acorde con la Ley de Patrimonio Histórico de Andalucía. Como infracciones muy graves, sancionables con cantidades de entre 100.001 y 300.000 euros, se consideran, entre otras, las que conlleven la pérdida, desaparición o daños irreparables en bienes inscritos en el CGPHA, la eliminación de documentos de titularidad pública o el acceso indebido a fondos restringidos por ley. Entre las infracciones graves, con multas de 50.001 a 100.000 euros, figuran el impedimento al derecho de acceso de la ciudadanía o intervenciones que supongan la pérdida, desaparición o daños en documentos del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental o custodiados en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía. Como infracciones leves, con sanciones de hasta 50.000 euros, se establecen, entre otras, el incumplimiento del deber de información y el traslado de documentos de titularidad privada inscritos en CGPHA sin la autorización de la Consejería de Cultura.