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El Catálogo de Procedimientos y Servicios ofrece información general, permanente y actualizada sobre los procedimientos administrativos y servicios de la Administración de la Junta de Andalucía, dirigidos a la ciudadanía, en cumplimiento de la legislación del procedimiento administrativo común y es instrumento de publicidad activa.
Servicios que prestan los archivos gestionados por la Consejería
La razón de ser de los archivos es, por un lado, servir a las administraciones que producen los documentos que gestionan y conservan y, por otro lado, servir a aquellas otras personas que demandan sus servicios, ya sea por razones de investigación, de defensa de derechos o sencillamente por razones de interés cultural.
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Protege tu Patrimonio Documental
¿Qué es el Patrimonio Documental de Andalucía?
Es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma.
Los documentos de titularidad privada puedes conservarlos en tu ámbito privado o bien puedes ofrecerlo a título oneroso, donarlos o depositarlos en un archivo de la Junta de Andalucía.
3.1. ¿Cómo hacer una donación de documentos a un Archivo de la Junta de Andalucía?
Las donaciones son definidas en el artículo 618 del Código Civil como todo acto de liberalidad por el cual una persona dispone gratuitamente de una cosa en favor de otra, que la acepta.
Respecto de la aceptación de donaciones de documentos constitutivos del Patrimonio documental de Andalucía o de documentos con valor cultural a favor de la Junta de Andalucía, el artículo 87.1 de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, faculta a la Consejería competente en materia de patrimonio histórico (BOJA, núm. 248 de 19/12/2007), para aceptar las donaciones y legados de bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Andaluz.
3.2. ¿Cómo hacer un depósito voluntario de documentos en un Archivo de la Junta de Andalucía?
El ingreso de documentos en los Archivos de la Junta de la Andalucía en calidad de depósito supone la cesión temporal de bienes del Patrimonio Documental de Andalucía para su guarda y custodia, sin que exista el derecho de uso o posesión.
Los titulares de documentos, fondos y/o colecciones documentales, interesados en realizar un depósito voluntario en un archivo de la Junta de Andalucía, deberán solicitarlo a la Consejería competente en materia de Documentos y Patrimonio Documental, acompañando a su solicitud una relación de los documentos. Oído el director del archivo donde se vaya a efectuar el depósito, la Consejería resolverá sobre su aceptación.
Los depósitos se efectuarán en los archivos de la Junta de Andalucía que disponga la Consejería, atendiendo preferentemente a la provincia de origen de la persona generadora del fondo o documentos objeto del depósito, o en aquellos propuestos por los interesados.
Cuando la información contenida en los documentos, fondos y/o colecciones documentales, afecte a la totalidad o a varias provincias de la Comunidad Autónoma serán depositados preferentemente en el Archivo General de Andalucía.
En el caso de depósito en los archivos de titularidad estatal y gestión autonómica, se estará a lo dispuesto en la legislación estatal de aplicación y en el convenio suscrito por la Administración del Estado y la de la Junta de Andalucía sobre gestión de los archivos de titularidad estatal.
3.3. ¿Puedo mover mis documentos a otro inmueble?
Todo traslado, entendido como desplazamiento a otro inmueble, de los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, incluidas las salidas con carácter temporal, requerirá autorización de la consejería a solicitud de las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras, sin perjuicio de las excepciones previstas.
Las solicitudes de autorización de traslado de los documentos deberán cumplir los requisitos que se determinen reglamentariamente conducentes a la identificación de los documentos, motivo de su salida, destino y condiciones del traslado y de su nueva ubicación
3.4. ¿Puede la Junta de Andalucía adquirir documentos privados del Patrimonio Documental Andaluz?
Las formas en que puede producirse la adquisición son:
- Derechos de adquisición preferente:
- Derecho de tanteo
- Derecho de retracto
- Oferta de venta irrevocable
- Venta
- Dación en pago
- Donación
- Expropiación
- Acceso al procedimiento
Préstamo de documentos para exposiciones
Dentro de las actividades dirigidas al gran público las exposiciones aparecen como el medio más eficaz y ameno de dar a conocer a un amplio segmento de la sociedad el patrimonio histórico y cultural de una comunidad, mejorar la imagen que tradicionalmente se tiene del archivo y difundir el trabajo realizado.
La salida de documentos de un archivo de la Junta de Andalucía, para una exposición requiere del seguimiento de una serie de trámites que garanticen la seguridad de los documentos tanto en los traslados como durante el tiempo que permanezcan expuestos.
A este respecto, en los archivos de la Junta de Andalucía, la salida temporal de documentos para ser exhibidos en exposiciones podrá ser solicitada al archivo o al titular
de los documentos con una antelación de 2 meses a la fecha de aquella, haciendo constar las medidas de seguridad y de conservación que se establezcan”.
Esta petición, petición será informada por la persona responsable del archivo, con la conformidad del titular de los documentos, quién la elevará a la dirección general competente en materia de archivos para su autorización. En todo caso, antes de la salida de los documentos deberá realizarse una copia de seguridad de los mismos.
Para la salida de documentos de titularidad estatal, conservados en los archivos de esa titularidad y gestión autonómica, habrá que atender a lo establecido en el Convenio suscrito en 1994 entre la Junta de Andalucía y la AGE para gestión de los archivos de titularidad estatal y gestión autonómica, siendo necesaria en todo caso una Orden Ministerial que autorice la salida de los mismos.
Solicitud de autorización de salida de documentos de los Archivos para restauración y/o reproducción
En los archivos de la Junta de Andalucía, los documentos pueden salir temporalmente de sus correspondientes sedes siempre que la salida sea por un período de tiempo determinado y que ésta se realice con fines de restauración, reproducción o difusión cultural.
En el caso de que la salida temporal de documentos tenga como finalidad la restauración de los mismos así como su reproducción, esta salida deberá ser autorizada por la dirección general que tenga la competencia en materia de archivos y patrimonio documental, que podrá solicitar informe al Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico sobre la necesidad de la restauración, así como sobre la adopción de las medidas adecuadas y conducentes a la salvaguarda de los documentos.
La salida de fondos de titularidad estatal de los Archivos de titularidad estatal y gestión autonómica para esta finalidad, deberá ser autorizada por el Órgano competente de la Administración General del Estado. Debiendo ser solicitadas con dos meses de antelación. La autorización se entenderá concedida si la AGE no ha dictado resolución en el plazo de un mes. (cláusula 2.10 del convenio).
Sin perjuicio de que las actuaciones de conservación y restauración tienen que ser autorizadas por la Junta de Andalucía con el consentimiento de la AGE, que se entenderá otorgado si no se hubiese emitido expresamente en un mes. (cláusula 2.11 del convenio)
Los Convenios de reproducción total o parcial de fondos de titularidad estatal, deberán ser autorizados por el Ministerio de Cultura. (cláusula 2.12 del convenio).
Solicitud de autorización de uso de espacios en los Archivos gestionados por la Consejería
La Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Públicas, regula la posibilidad de autorizar a terceros la utilización con carácter temporal de bienes destinados a un servicio público. Teniendo en cuenta las singulares características de los bienes inmuebles en el ámbito de la cultura y el patrimonio histórico adscritos a las Administraciones Públicas, la Consejería ha establecido un marco de actuación específico para la tramitación de la autorización de uso de espacios que tienen la catalogación de Bien de Interés Cultural. Entre los que se encuentran, precisamente, los archivos:
- Archivo Histórico Provincial de Almería
- Archivo Histórico Provincial de Cádiz
- Archivo Histórico Provincial de Córdoba
- Archivo Histórico Provincial de Granada
- Archivo Histórico Provincial de Huelva
- Archivo Histórico Provincial de Jaén
- Archivo Histórico Provincial de Málaga
- Archivo Histórico Provincial de Sevilla
- Archivo de la Real Chancillería de Granada
- Archivo General de Andalucía
Las actividades susceptibles de ser autorizadas tendrán por objeto, en todo caso, una finalidad cultural, entre las que se encuentran las siguientes:
a) Reportajes fotográficos.
b) Rodajes documentales o cinematográficos.
c) Presentaciones de libros, preferentemente de aquellos publicados en Andalucía, de autores o temática andaluza o bien del ámbito provincial o local.
d) Conferencias, mesas redondas, cursos, debates y encuentros.
e) Representaciones de teatro y danza.
f) Certámenes o concursos.
g) Proyecciones cinematográficas y cine-fórum.
h) Conciertos.
k) Talleres didácticos de diferentes temáticas siempre que estén relacionados con asuntos archivísticos o culturales.
l) Cualquier otra actividad de índole cultural distinta de las enunciadas.
Para la concesión de la autorización los archivos deberán disponer de espacios adecuados para la actividad y que la misma no interfiera en las funciones habituales y usos programados. Además, se podrán imponer las condiciones que se estimen necesarias para prevenir las posibles alteraciones físicas de los edificios, proteger la integridad física de los documentos, mantener las condiciones ambientales y preservar el estado de las instalaciones, el equipamiento y los soportes documentales.
La solicitud será cumplimentada en los formularios aprobados y se presentará, preferentemente, en formato electrónico a través del Registro Electrónico Único.
- Acceso al procedimiento de autorización del uso de espacios en bienes inmuebles del ámbito de la cultura y el patrimonio histórico adscritos a la Consejería, por un plazo igual o superior a 30 días.
- Acceso al procedimiento de autorización del uso de espacios en bienes inmuebles del ámbito de la cultura y el patrimonio histórico adscritos a la Consejería, por un plazo inferior a 30 días.
Solicitud de integración de Archivos en el Sistema Archivístico de Andalucía
Este procedimiento contempla la inclusión en el Sistema Archivístico de Andalucía de un archivo distinto de los contemplados en los art. 41-50 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
La inclusión se producirá a petición de las personas físicas o jurídicas públicas o privadas interesadas, y se resolverá, en un plazo no superior a seis meses, de acuerdo con el procedimiento y con los requisitos que se establezcan en las normas que desarrollen el procedimiento de integración.