Uso de las listas de distribución

Para cada una de las listas de distribución que se definan hay que especificar los siguientes aspectos:

• Propósito de la lista (comunicación y difusión de proyectos, participación o comunicación a grupos de interés, etc.)
• Contenidos que se difunden
• Participantes de la lista
• Responsable de creación y actualización de la lista
• Tipo de lista.Existen distintos tipos de lista, en función de los atributos que se tengan en cuenta:
  • Dependiendo de la política de suscripción (quién puede suscribirise): Regulada/No Regulada
    • Regulada: Existe un administrador, responsable de autorizar quién se suscribe y quién no a la lista.
    • No Regulada: No hay intervención del administrador en la suscripción; es decir, cualquiera puede suscribirse y desuscribirse libremente.
  • Dependiendo de la política de distribución (quién puede escribir a la lista): Abierta/Cerrada
    • Abierta: Todo el mundo puede escribir a la lista, aunque no esté suscrito en ella.
    • Cerrada: Sólo los miembros suscritos pueden escribir mensajes.

En función del tipo de proyecto y el objetivo del mismo, se propone la siguiente nomenclatura a utilizar:

• Internos al organismo: Tipo.Proyecto.Módulo.Organismo@juntadeandalucia.es (ej: dir.naos.ceic@juntadeandalucia.es)
• Horizontales: Tipo.Proyecto.Módulo@juntadeandalucia.es(ej: dir.madeja.metodologia@juntadeandalucia.es)
  • Tipo:Tres letras que identifican a los destinatarios de la información que se distribuye y, en consecuencia, los contenidos que se difunden:
    • dir: Comité de Dirección: A esta lista pertenecerán personas de alto nivel de perfil funcional que poseen el conocimiento de los objetivos estratégicos y de negocio que se persiguen con el desarrollo del proyecto:
    • seg: Comité de Seguimiento: A este lista pertenecerán las personas con capacidad para la toma de decisiones en el ámbito del proyecto y emprender las acciones correctoras que se estimen oportunas para obtener los productos que se adecuen a las necesidades de la Organización. Se les enviará documentación de seguimiento del proyecto, como por ejemplo, los informes de seguimiento y las actas de reunión
    • ope: Grupo responsable de la operativa diaria del proyecto. Se enviará información relacionada con el día a día del proyecto.
    • usu: Comité de Usuarios. Grupo de usuarios finales de los sistemas, que participan en su aceptación y en algunos aspectos de su definición. Se le enviará información acerca de los requisitos funcionales del proyecto.
    • exp: Comité de Expertos. Grupo de usuarios expertos de sistemas de información, los cuales aportan a los proyectos el valor de la experiencia (forma de trabajo, problemas de uso, mejoras en el funcionamiento, etc.) en los sistemas de información que están usando.
    • res: Grupo de responsables del proyecto en cada Consejería u Organismo. Este grupo podrá colaborar en la definición funcional de la evolución del Sistema.
    • tec: Grupo de técnicos responsables de los sistemas implantados en cada Consejería u Organismo. Personas responsables de los Sistemas implantados (en producción) de las Consejerías y Organismos de la Junta de Andalucía. Se les enviará información relacionada con los sistemas en producción, así como paradas planificadas del sistema.
  • Proyecto: Texto libre de una longitud máxima de 10 caracteres para identificar al proyecto.
  • Módulo: Texto libre de una longitud máxima de 10 caracteres para identificar a un módulo del proyecto en aquellos casos que aplique.
  • Organismo: Código identificativo del Organismo.

En función de la tipología del proyecto, puede que no sea necesario crear todas las posibles listas de distribución.

Dado que la única lista obligatoria es la referida al Comité de Seguimiento y el resto de listas se ven como recomendadas, evitará el envío de mensajes destinados a otras listas de distribución, valorando en su caso la creación de otras más específicas si es necesario.