Desarrollo de un Plan de Comunicación

Para la elaboración de un Plan de Comunicación se deberán tener claros los objetivos a cubrir, el alcance, las personas involucradas, las herramientas y medios que se emplearán, la metodología que se seguirá para ponerlo en práctica y la forma de medir su éxito.

En primer lugar, se deberán identificar y definir cada una de las acciones que, en función del proyecto, se consideren necesarias llevar a cabo durante el ciclo de vida del proyecto. Al menos se definirán las siguientes acciones:

• Publicación de noticias relacionadas con los proyectos: hitos relevantes alcanzados, eventos relacionados con el proyecto, etc., en las diferentes herramientas de comunicación de noticias.
• Publicación en el Catálogo de Software para el caso de desarrollo de proyectos software, haciendo uso del procedimiento 'Publicación en el Catálogo de Software'. Además, se deberá indicar si se desea publicar en el Repositorio de Software Libre.
• Publicación de convocatorias de formación del proyecto.
• Publicación de la información (ficha) descriptiva del proyecto

Para cada una de las acciones de comunicación propuestas, se deberá presentar una serie de parámetros comunes:

• Descripción y objetivos: principales propósitos y mensajes perseguidos con la acción propuesta.
• Responsable(s) de la realización de la acción
• Audiencia objetivo: principales grupos de interés a los que va dirigida la acción.
• Dependencias y condicionantes: posibles dependencias con otras acciones dentro del plan y condicionantes necesarios para la realización de la misma.
• Canales comunicación: herramientas y medios necesarios para llevar a cabo la acción. MADEJA recomienda el uso de distintos canales de comunicación en función del mensaje que se quiera transmitir y el público objetivo al que va destinado, tal y como se indica en la matriz de acciones de comunicación incluida en la tabla de recursos.
• Recursos humanos y materiales: medios humanos y técnicos necesarios para el correcto desarrollo de la acción.
• Planificación: proyección en el tiempo de las acciones propuestas.

Se recomienda utilizar la plantilla propuesta para elaborar el Plan de Comunicación.

Se deberán realizar auditorías periódicas que verifiquen que se están cumpliendo los objetivos especificados en el Plan de Comunicación, así como que se están realizando las acciones de comunicación indicadas. Se deberán medir las desviaciones existentes y analizarlas, con el fin de proponer medidas correctoras que consigan que el Plan de Comunicación se ajuste a la realidad, y que se eviten situaciones similares en el futuro.

Además, se deberán realizar actividades que permitan conocer el feedbak de los destinatarios de las comunicaciones (encuestas, entrevistas, reuniones, etc.), determinando si las comunicaciones realizadas están siendo lo suficientemente efectivas y si la información se está difundiendo correctamente (al público objetivo adecuado, a través de los canales correctos, información necesaria, etc.).