Procedimiento Comunicación y Difusión de Proyectos

Al inicio del proyecto el Jefe de Proyecto elaborará un Plan de Comunicación, en el cual se describirán las acciones de comunicación previstas durante el desarrollo del proyecto. Para ello, se recomienda hacer uso de la pauta Elaboración del Plan de Comunicación. Se recomienda utilizar la plantilla propuesta para elaborar el Plan de Comunicación.

La Dirección de Proyecto junto con el Gestor de Proyecto deberá revisar y aprobar el Plan de Comunicación, asegurando que todas las acciones planificadas están alineadas con las estrategia de comunicación definida. En caso de encontrar disconformidades, se comunicará al Jefe de Proyecto para que lleve a cabo las correcciones oportunas.

El Jefe de Proyecto o el Director Técnico de Proyecto, junto con el Gestor de Proyecto, se encargarán de elaborar el material de comunicación correspondiente a la acción de comunicación que se desee llevar a cabo. Previamente habrá que definir el formato del material que hay que generar, el cuál dependerá del tipo de acción que se desee realizar (sesión informativa, carta de Dirección General, publicación de una noticia, acción formativa, flash de comunicación, etc.). Para elaborar el material de comunicación existe una plantilla genérica de presentación propuesta por MADEJA.

La Dirección de Proyecto junto con el Gestor de Proyecto deberá revisar y aprobar el material de comunicación, asegurando que cumple con los objetivos y calidad acordados. Las discordancias encontradas en la revisión del material de comunicación serán comunicadas al Jefe de proyecto para que realice las correcciones necesarias.

Una vez aprobado el material de comunicación, se procederá a preparar la acción de comunicación. Para ello, se deberán reservar los recursos humanos y materiales necesarios y lanzar la convocatoria en la herramienta de gestión de contenidos en caso de que sea necesario (dependerá del tipo de acción a realizar). En el caso de tratarse de una acción de comunicación encaminada a solicitar la colaboración de grupos de interés, se deberá utilizar el procedimiento Participación de Grupos de Interés.

Una vez preparada la acción, se procederá a la ejecución de la comunicación utilizando los medios más adecuados en función del tipo de comunicación que se desee llevar a cabo (celebración de un evento, publicación de una noticia en la herramienta de gestión de contenidos, etc.)

Durante el desarrollo del proyecto, Gestor de Proyecto deberá realizar un seguimiento exhaustivo del Plan de Comunicación definido; para ello, se propone consultar la pauta de Seguimiento y Actualización del Plan de Comunicación.

El Jefe de Proyecto se encargará de mantener el Plan de Comunicación actualizado, incorporando las acciones puntuales que se identifiquen y planifiquen durante el desarrollo del proyecto, para responder a las necesidades de la Dirección del proyecto en cuanto a comunicación y difusión del proyecto.